Chi lavora nelle strutture residenziali sanitarie e sociosanitarie sa bene quanto la gestione dei farmaci possa diventare complessa, soprattutto quando il numero degli ospiti aumenta e le terapie si moltiplicano. Non si tratta semplicemente di controllare se un farmaco è presente o assente, né di compilare una richiesta quando una confezione sta per finire. Il lavoro reale è più articolato: significa tenere insieme prescrizione medica, disponibilità del farmaco, quantità residue, scadenze, modifiche terapeutiche, attribuzione nominale delle confezioni e continuità della terapia.
Qualche anno fa ascoltavo un collega infermiere che lavorava in una Comunità Terapeutico-Riabilitativa. Gestiva le richieste farmaci per circa quaranta ospiti, distinguendo tra farmaci di fascia A, da richiedere attraverso il medico di medicina generale, e farmaci di fascia C, da acquistare direttamente in farmacia.
La difficoltà era tenere insieme, in modo ordinato e ripetibile, tutte le variabili necessarie per individuare il momento corretto della richiesta o dell’acquisto: la posologia prescritta, la frequenza di somministrazione, il contenuto reale di ogni singola confezione, le quantità disponibili, le modifiche terapeutiche, le sospensioni, le nuove prescrizioni e la distinzione tra ciò che appartiene a un ospite e ciò che appartiene a un altro.
Sul singolo caso il ragionamento è generalmente gestibile. Su quaranta ospiti, spesso in multiterapia, ripetuto una o più volte a settimana, diventa invece un processo ad alto carico cognitivo. Non è una questione di competenza del singolo professionista. È una questione di sistema.
Il limite dei sistemi manuali
Nella pratica quotidiana, gli infermieri hanno sempre cercato risposte concrete al problema. Nel tempo sono nati fogli Excel, registri cartacei, calendari di richiesta, schemi basati sulla frequenza media di consumo, controlli periodici delle scorte e sistemi interni costruiti dall’esperienza degli operatori.
Sono strumenti comprensibili, spesso utili, e in molti casi rappresentano l’unica risposta disponibile a un bisogno reale. Tuttavia restano strumenti fragili quando il processo cresce di complessità: sono poco scalabili e troppo dipendenti dall’attenzione costante dell’operatore rispetto alle molte variabili in gioco.
Quando il processo non viene governato in modo sistematico, possono comparire, e non raramente, ammanchi, esuberi, richieste tardive, acquisti non necessari o non programmati, oltre a difficoltà nel ricostruire “di chi è cosa” nella tracciabilità nominale del farmaco.
Analizzando la questione in modo ancora più critico, emergono ulteriori aspetti rilevanti: la sicurezza della cura, la continuità terapeutica e il lato economico legato alla spesa farmaceutica, che può gravare sia sul singolo ospite sia sull’organizzazione e, più in generale, sulla collettività.
In questi contesti, quindi, il punto non è digitalizzare un processo per moda, ma chiedersi se un processo così delicato possa continuare a dipendere quasi esclusivamente da strumenti generici, controlli manuali ripetuti e procedure non sempre uniformi o sufficientemente strutturate. Il punto, però, non è solo introdurre uno strumento nuovo.
Ogni cambiamento organizzativo modifica abitudini, responsabilità operative e modalità di controllo. Per questo può generare resistenza: rende espliciti passaggi che prima venivano gestiti in modo più intuitivo e impone di ripensare il modo in cui il processo viene seguito, verificato e documentato.
Per questo è utile provare a comprendere il ragionamento logico che sta dietro un sistema informatico di questo tipo: non per sostituire l’esperienza dell’operatore, ma per trasformare un processo complesso in un flusso più ordinato, leggibile e verificabile.
Farmaco e prescrizione: i due dati che devono incontrarsi
Se proviamo a scomporre il processo di richiesta farmaci, il ragionamento parte da due elementi essenziali: il farmaco e la prescrizione. Sono dati che ogni infermiere considera nella pratica quotidiana, ma che spesso restano distribuiti tra memoria operativa, fogli separati e procedure interne.
Il farmaco deve essere conosciuto nella sua composizione reale. Non basta il nome commerciale. Per calcolare la durata di una confezione occorre sapere quante compresse contiene, quante fiale, quanti cerotti, quanti millilitri, quante gocce, quante unità internazionali, quale concentrazione, quale volume complessivo e quante somministrazioni possono essere realisticamente ottenute da ogni singola confezione.
La prescrizione, invece, determina il consumo effettivo di quel farmaco nel singolo ospite. La stessa confezione può durare tempi molto diversi a seconda della dose, della frequenza, della durata della terapia, delle sospensioni o delle modifiche introdotte dal medico.
Farmaco e prescrizione, quindi, devono incontrarsi. Solo da questo collegamento può derivare una finestra attendibile di richiesta, nel caso dei farmaci di fascia A, o di acquisto, nel caso dei farmaci di fascia C. Finché questi due dati restano separati, il ragionamento rimane affidato al calcolo manuale. Quando invece vengono strutturati e messi in relazione, il processo può diventare più ordinato, verificabile, aggiornabile e scalabile.
Dal titolo farmaceutico al dato calcolabile
La prima difficoltà, non da poco, nasce dal farmaco stesso. Molte informazioni contenute nei titoli farmaceutici sono espresse in forma descrittiva. Per l’infermiere sono leggibili e interpretabili, perché fanno parte del linguaggio professionale quotidiano. Per un software, però, una descrizione testuale non è automaticamente un dato utilizzabile per un calcolo.
Per renderla utilizzabile, una stringa farmaceutica deve essere trasformata in campi strutturati: forma farmaceutica, quantità, unità di misura, volume, concentrazione, numero di unità posologiche, eventuali unità internazionali, numero di dosi o somministrazioni ottenibili dalla confezione.
Da questa esigenza nasce PharmaX API: un sistema di normalizzazione dei dati farmaceutici sviluppato a partire dagli Open Data AIFA. Il suo obiettivo è trasformare i titoli dei medicinali autorizzati in Italia in informazioni interrogabili e calcolabili.
PharmaX API prende in esame quasi 160.000 titoli farmaceutici, ovvero tutti gli autorizzati in Italia, relativi alle fasce A, H, C e C(nn), e li converte da descrizioni testuali in dati strutturati utilizzabili da altri software.
In termini pratici, il sistema permette di rispondere automaticamente a domande operative precise, le stesse che l’infermiere si pone nella pratica: quante compresse contiene una confezione, quante gocce sono ricavabili da un flacone, qual è il volume totale disponibile, quante unità internazionali sono presenti, quante fiale o cerotti contiene la confezione, quale concentrazione è indicata e se quella confezione consente una o più somministrazioni.
Questo passaggio non sostituisce nessuna valutazione professionale. Serve a rendere il dato farmaceutico tecnicamente utilizzabile. In altre parole, consente al software di trattare il farmaco non più come semplice testo, ma come informazione strutturata, calcolabile.
Dal dato calcolabile alla previsione di fine farmaco
Una volta reso calcolabile il dato farmaceutico, il passaggio successivo è trasformarlo in lavoro utile per l’infermiere. Da qui nasce Nursing-Sync.
Nursing-Sync è una web application pensata per supportare la gestione organizzativa e assistenziale dei farmaci nelle strutture residenziali. Il sistema utilizza le informazioni rese disponibili da PharmaX API e le collega alla terapia prescritta al singolo ospite.
Il software consente la registrazione delle terapie mediche in un foglio terapia dedicato. Nuove prescrizioni, modifiche, sospensioni o variazioni vengono intercettate dal sistema e diventano immediatamente rilevanti anche per la gestione delle richieste farmaci.
Se un ospite assume una determinata quantità giornaliera di un farmaco, Nursing-Sync calcola automaticamente per quanto tempo la confezione disponibile sarà sufficiente. Da questo calcolo deriva la finestra utile per richiedere una nuova prescrizione al medico di medicina generale, nel caso dei farmaci di fascia A, o per programmare l’acquisto, nel caso dei farmaci di fascia C.
Il ragionamento che prima veniva eseguito manualmente viene così trasformato in un processo dinamico: il farmaco viene letto come dato strutturato, la prescrizione determina il consumo, il sistema aggiorna la previsione di esaurimento e restituisce una tabella organizzata delle richieste.
Una tabella dinamica per governare le richieste
Il valore principale non sta nell’automatizzare un singolo calcolo. Il vero salto avviene quando lo stesso ragionamento viene applicato contemporaneamente a molti ospiti e a molte prescrizioni. In una struttura residenziale, l’infermiere non deve controllare un farmaco isolato. Deve governare un insieme di terapie, confezioni, richieste, acquisti, sospensioni, modifiche e disponibilità residue.
Nursing-Sync organizza questi elementi in una tabella dinamica delle richieste farmaci. Da questa tabella è possibile individuare quali farmaci stanno per esaurirsi, quali richiedono una nuova prescrizione, quali devono essere acquistati, quali ospiti e quali medici sono interessati e quale prescrizione ha generato quella necessità.
Il sistema distingue tra farmaci di fascia A e farmaci di fascia C, permettendo di orientare correttamente il flusso: richiesta al medico curante per i primi, programmazione dell’acquisto per i secondi. In questo modo il processo non rimane disperso tra conteggi, appunti, fogli separati e controlli ripetitivi, ma viene ricondotto a una visione unica, più leggibile e più facilmente verificabile.
PharmaX API fornisce il dato strutturato. Nursing-Sync lo trasforma in processo operativo.
E l’intelligenza artificiale?
In un periodo in cui si parla molto di intelligenza artificiale, può sembrare naturale chiedersi perché un sistema come Nursing-Sync non sia stato costruito affidando questi calcoli a un modello generativo. La risposta è semplice: perché in questo caso non serve una risposta probabile o plausibile, ma una risposta deterministica, verificabile e ripetibile.
Quando si deve estrapolare il contenuto di un farmaco, calcolare per quanto tempo durerà una confezione, individuare quando richiedere una nuova prescrizione o programmare un acquisto, il sistema non deve interpretare liberamente il dato. Deve applicare regole precise su dati precisi: composizione del farmaco, dose prescritta, frequenza di somministrazione, data di inizio terapia, sospensioni o modifiche.
Per questo, nel cuore del processo, un sistema strutturato come PharmaX API è più adatto di un’intelligenza artificiale generativa. Un’API lavora su campi definiti, restituisce valori controllabili e permette di ricostruire il percorso del calcolo. In una gestione legata ai farmaci, questa caratteristica è essenziale.
L’intelligenza artificiale può avere senso in un secondo livello: per facilitare la consultazione dei dati, produrre riepiloghi, evidenziare anomalie o supportare funzioni di audit. Ma il calcolo operativo deve rimanere fondato su regole chiare, dati strutturati e risultati verificabili.
In sanità non tutto ciò che può essere affidato all’intelligenza artificiale deve esserlo. La scelta più sicura non è usare la tecnologia più nuova, ma quella più corretta per lo specifico processo. Nel caso delle richieste farmaci, la base deve essere solida, controllabile e ripetibile: per questo Nursing-Sync utilizza PharmaX API come motore strutturato del sistema.
Ridurre le zone opache del processo
Il valore di Nursing-Sync non sta nel rendere “semplice” ciò che per sua natura richiede attenzione professionale. Sta nel rendere più leggibile un processo che, quando resta distribuito tra memoria, appunti, fogli separati e controlli manuali, può generare incertezza operativa.
Il sistema mette in relazione dati che nella pratica quotidiana sono già presenti, ma spesso non sufficientemente collegati: terapia prescritta, disponibilità reale del farmaco, consumo previsto, modifiche terapeutiche e necessità di nuova richiesta o acquisto.
In questo modo la tecnologia non banalizza il lavoro infermieristico: riduce le aree grigie, rende espliciti i passaggi logici e consente al professionista di concentrarsi sulla verifica, sulla coerenza clinico-organizzativa e sulle decisioni che richiedono davvero giudizio.
Una web application pensata per i contesti residenziali
Nursing-Sync è pensato soprattutto per strutture residenziali sanitarie o socio-sanitarie che gestiscono terapie continuative per un numero elevato di ospiti. La scelta di svilupparlo come web application consente l’utilizzo da browser e da dispositivi diversi, senza vincolare il sistema a una singola postazione. Può essere utilizzato online, su server dedicato, in ambiente locale o secondo configurazioni coerenti con l’organizzazione della struttura.
Questo è un aspetto rilevante perché la gestione dei farmaci, nei contesti residenziali, non riguarda solo la richiesta o l’acquisto. Comprende anche disponibilità residue, attribuzione nominale delle confezioni, scadenze, lotti, magazzino e verifiche interne.
Quando queste informazioni vengono ricondotte a un unico ambiente di lavoro, il farmaco non resta un dato isolato o disperso tra registri e controlli separati, ma diventa parte di un processo più tracciabile: si può sapere a quale ospite è riferita una confezione, quale prescrizione ne giustifica l’utilizzo, quando può esaurirsi, se è stata sospesa, sostituita o ancora disponibile.
La struttura modulare permette inoltre di estendere progressivamente il sistema con funzioni documentali, audit interni, personalizzazioni operative e collegamenti con altri strumenti già presenti nella struttura. In questo modo Nursing-Sync non si limita a calcolare una richiesta farmaci, ma costruisce un ambiente più ordinato per governare l’intero ciclo organizzativo del farmaco.
Stato attuale del progetto e prospettiva
PharmaX API è attualmente stabile, alla versione 2.4, ed è aggiornata in relazione alle release degli Open Data AIFA. Può essere utilizzata anche indipendentemente da Nursing-Sync, all’interno di software sanitari, gestionali, strumenti logistici o sistemi orientati alla verifica, alla tracciabilità e alla sicurezza del farmaco.
Nursing-Sync è invece in fase Beta e viene proposto in demo gratuita a professionisti e strutture interessate a valutarne l’utilizzo in contesti reali. Questa fase non ha solo una funzione dimostrativa, ma serve a confrontare il sistema con la complessità concreta della pratica quotidiana: RSA, CTA, comunità terapeutiche, reparti e strutture residenziali hanno tempi, interruzioni, procedure interne e criticità operative che nessun test interno può riprodurre completamente.
Il contributo di infermieri, coordinatori e responsabili di struttura è quindi essenziale per rendere il software più aderente al lavoro reale: semplificare i passaggi, correggere ciò che risulta poco immediato, adattare le funzioni ai diversi contesti organizzativi e trasformare il sistema in uno strumento realmente utile, non soltanto tecnicamente funzionante.
La gestione dei farmaci nelle strutture residenziali non è un’attività marginale. È un processo organizzativo delicato, nel quale precisione, continuità terapeutica, attribuzione nominale, disponibilità delle confezioni e tracciabilità incidono direttamente sulla qualità dell’assistenza.
Nursing-Sync nasce per rendere questo processo più leggibile e governabile: trasforma il dato farmaceutico in informazione calcolabile, lo collega alla prescrizione reale dell’ospite e restituisce all’infermiere una visione più chiara delle richieste, degli acquisti, delle disponibilità e delle criticità da controllare.
Il punto non è affidare al software ciò che appartiene al giudizio professionale, ma costruire un ambiente in cui quel giudizio possa esercitarsi su dati più ordinati, espliciti e verificabili. Quando un processo complesso diventa più chiaro, non si perde responsabilità: si guadagna governo.
Agatino Caruso
Anteprima Nursing-Sync: https://nursing-sync.aipersonal.it/
PharmaX API: https://pharmax.aipersonal.it/
AiPersonal: https://aipersonal.it/
Contatti: Agatino Caruso – [email protected]
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