Bed management: per saperne di più

Rilanciamo un’analisi a cura di Simone Angeletti e Matteo Rignanese, infermieri dell’Azienda Ospedaliera Universitaria Ospedali Riuniti di Ancona.

Introduzione – Il bed management è definibile come il processo che regola l’allocazione, la permanenza e il trasferimento interno del paziente. Tale processo è regolato da un insieme di politiche, procedure e standard coerenti con l’allocazione delle dotazioni tra unità organizzative e attività cliniche, ma è anche condizionato dalle decisioni quotidiane di medici e professionisti sanitari, almeno in parte prese con logica incrementale cioè prese in base alla disponibilità immediata.

Il bed management è una funzione della direzione aziendale che può essere ricoperta da un infermiere (con capacità ed esperienza di coordinamento), un medico o anche da un ingegnere gestionale. L’infermiere rappresenta comunque la figura che unisce competenze cliniche a quelle logistiche che servono per supervisionare sia la gestione del posto letto sia il governo del percorso del paziente in ospedale. Non vi è un modello universale oggi perché ogni realtà deve confrontarsi con le proprie risorse umane, logistiche, organizzative e tecniche.

L’overcrowding si verifica quando il numero di pazienti in attesa di essere visitati, quelli in corso di valutazione o di trattamento e quelli in attesa di collocamento appropriato, eccede la disponibilità di letti e/o le capacità operative del personale in servizio, limitando seriamente le funzioni del Ps.

Le cause dell’aumentato afflusso di pazienti sono molte. Molti cittadini accedono al Ps in modo inappropriato per evitare le liste di attesa ambulatoriali, per evitare di pagare il ticket ma anche a causa della scarsa conoscenza delle possibili alternative di assistenza. A complicare ulteriormente le cose si è aggiunta la riduzione dei posti letto in ospedale che ha comportato una sempre maggiore difficoltà a ricoverare i pazienti nei reparti con il conseguente prolungato stazionamento degli stessi in Ps.

L’ottimizzazione delle risorse, dei percorsi diagnostico terapeutici e clinico-assistenziali, della logistica, insieme alla sicurezza delle cure in ospedale costituiscono un obiettivo primario del Servizio sanitario. Il bed management si dimostra il miglior strumento per la prevenzione e la gestione del rischio clinico causato dal sovraffollamento in ospedale.

Materiali e metodi – Nel periodo da giugno a settembre 2019 è stata realizzata una ricerca bibliografica consultando testi e materiale on line attraverso la consultazione di siti web e la banca dati (Pubmed). Ai fini dei risultati della ricerca on line, sono state inserite parole chiave nella stringa di ricerca, derivate dall’obiettivo della tesi e tramite loro abbinamenti, attraverso l’uso degli operatori booleani.

I termini utilizzati nella ricerca libera sono i seguenti:

• Bed management
• Bed manager
• Nurse and bed manager
• Overcrowding and nursing

Analisi e discussione – Quali sono le cause dell’overcrowding? Le criticità possono essere risolte con l’implementazione all’interno della struttura ospedaliera della figura del bed manager: un professionista che gestisce il percorso del paziente in ospedale con l’ausilio del personale medico ed infermieristico al fine di raggiungere il setting assistenziale adatto. Esso agisce con un’ottica di competenze cliniche ed assistenziali, relazionali e logistiche al fine di garantire le priorità di ricovero basate sul reale bisogno del paziente. 

Le funzioni principali del bed manager possono essere così riassunte:

1. Gestire l’iperafflusso – Il problema costituisce una vera e propria disfunzione latente dell’organizzazione che deve essere affrontata in maniera non sporadica né episodica, ma permanente, con un approfondimento analitico delle cause (in termini di root cause analysis), allo scopo di individuare soluzioni strutturali efficaci e visibili. Tutti gli attori coinvolti nel processo di ricovero ospedaliero dovrebbero essere chiamati in causa in un audit clinico-organizzativo ad hoc, in funzione delle diverse possibili cause sottese al sovraffollamento in ospedale.

2. Ridurre i tempi di attesa – Prevedere una ridistribuzione dell’attività interna con percorsi basati sul livello di complessità del paziente.

3. Ridurre l’overcrowding – Recenti statistiche confermano l’entità dell’overcrowding: i dati nazionali 2010 documentano circa 3.7 accessi in PS ogni 10 abitanti. Di questi, circa il 60% sono costituiti da pazienti con codice verde e circa il 15% viene in seguito ricoverato (indicatore estremamente variabile a livello territoriale 4). Il sovraffollamento del Ps genera conseguenze che coinvolgono l’intero ospedale: aumento del rischio clinico e degli eventi avversi, ritardo nei trattamenti, aumento di reclami e denunce, insoddisfazione degli utenti, conseguenze negative per il personale che lavora in condizioni non gratificanti. In letteratura sono state proposte diverse strategie per risolvere l’overcrowding:

• aumento delle risorse: sia come unità di personale, sia per compiti specifici come nelle unità di osservazione o bed manager;
• gestione delle richieste: progettazione di percorsi non urgenti, diversione delle ambulanze;
• strategie operative: misure di controllo dell’overcrowding. 

Pertanto gli obiettivi del bed manager sono:

• Ottimizzare il logisticflow processand control.
• Collaborazione con il ruolo medico nella stratificazione della complessità e percorso clinico del paziente attraverso la definizione di uno strumento o score di classificazione.
• Ottimizzazione della gestione delle risorse in relazione al percorso e alla tipologia del paziente.
• Potenziamento e ottimizzazione dei flussi comunicativi interni e verso il territorio attraverso l’utilizzo di applicativi, procedure e/o protocolli e percorsi clinico organizzativi.

Il fine di questi obiettivi è quello di migliorare i percorsi di cura riducendo pertanto le spese e i ricoveri incongrui.

Quali sono le caratteristiche del bed manager?

• Esperienza professionale
• Esperienza e funzioni di coordinamento
• Capacità informatiche
• Capacità relazionali e di mediazione
• Conoscenza della propria realtà lavorativa
• Padronanza organizzativa e gestionale

Conclusioni – La gestione del posto letto è un argomento che si è sviluppato recentemente nella realtà anglosassone e negli ultimi anni anche in Italia. Il patient flow è inteso come la movimentazione del paziente all’interno della struttura sanitaria, dall’ammissione alla dimissione, e, molti dei problemi tipici delle moderne realtà ospedaliere, sono proprio legati ad una cattiva gestione di questi flussi tra le varie aree dell’ospedale. Il tema dell’organizzazione dei posti letto, e delle aree di degenza e`cruciale nella gestione della logistica dei pazienti.

Prendersi cura della persona malata, fin dal primo momento, proprio dal suo ingresso in ospedale in pronto soccorso, rappresenta il punto strategico per ridurre l’overcrowding. Il pronto soccorso è sempre in allerta che possa essere attivato per qualsiasi motivi e in qualsiasi momento un PEIMAF, pertanto risulta fondamentale e necessario la figura del bed manager per garantire l’appropriatezza dei ricoveri, tra il problema del sovraffollamento dei pronto soccorso e quello della diminuzione dei posti letto nelle unità operative.

Il bed manager diviene di fatto il centro di coordinamento dell’intero flusso dei pazienti in entrata ed uscita dai percorsi di ricovero. Tutte le richieste di posti letto di ricovero giungono a tale figura la quale, grazie ai sistemi informatici di rete disporrà della situazione dei posti letto al momento disponibili in tutto l’ospedale in tempo reale.

Redazione Nurse Times